Tutorial Menggabungkan Database pada Excel ke Ms.Word

TUTORIAL MEMBUAT “MAILMERGE” DENGAN MS.EXCEL

Dalam kesempatan kali ini saya akan membahas cara penggabungan database yang terdapat pada Ms.Excel untuk digabungkan dengan Ms.Word menggunakan MailMerge.

Banyak fungsi dari penggabungan ini, salah satunya adalah mengefektifkan dan mengefisienkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan MailMerge.

Berikut ini adalah Tutorial Penggabungan Database Excel ke Word

1.       Bukalah jendela baru pada Ms.Excel

2.      Berilah nama sheet dengan klik kanan dan klik “Rename”

3.       Buatlah tabel sesuai dengan kebutuhan

4.       Isilah tabel dengan data yang dibutuhkan untuk di mailmerge(sebagai contoh, saya membuat tiga nama penerima surat)

5.       Berilah nama tabel dengan cara klik menu “Formula” kemudian klik “Name Manager”

6.      Kemudian klik “New” dan ketik nama tabel, lalu klik “OK”

7.       Apabila sudah selesai mengisi penerima surat, simpan file excel tadi pada drive

8.       Apabila sudah selesai, bukalah Ms.Word

9.       Ketiklah format baku yang akan kita gunakan seperti gambar dibawah ini

10.  Setelah selesai membuat formatnya, pilih menu “Mailings” >> Start Mail Merge >> Step by Step Mail Merge Wizard

11.   Pada sebelah kanan Ms.Word akan muncul menu Select Document Type, pilih Letters >> Next Starting Document

12.  Pada menu Select Starting Document, pilih Use the Current Document >> Next Select Recipients

13.  Pada menu Select Recipients, pilih Use an Existing List

14.   Klik menu Browse, dan carilah file di Ms.Excel yang telah kita simpan tadi

15.   Kemudian akan muncul tampilan seperti ini, pilih “TabelS” lalu klik “OK”

16.  Untuk memasukkan data pada format yang telah kita buat di Ms.Word, arahkan kursor pada format yang telah kita buat, kemudiah klik “Insert Merge Field”

17.   Klik pada database yang telah kita buat tadi dan akan muncul tampilan sebagai berikut 

18.  Untuk menampilkan data, klik menu “Preview Result”

Dan sekarang database Anda yang terdapat pada Excel sudah di digabungkan ke Ms.Word

Selamat MencobaJ

Tutorial Mailings secara default

TUTORIAL MEMBUAT “MAILMERGE” SECARA DEFAULT

                Mailmerge adalah aplikasi surat-menyurat yang disediakan oleh Microsoft Word untuk memudahkan penggunanya dalam pembuatan surat dalam jumlah penerima surat yang banyak.

Apabila kita ingin membuat surat dalam jumlah yang banyak, akan sangat memakan waktu jika pengisian penerima surat di ketik secara manual atau satu per satu, maka fungsi dari MailMerge ini adalah untuk mengefektifkan pengisian penerimaan surat denga format dan isi yang sama secara cepat.

Dengan menggunakan MailMerge kita dapat melakukan pekerjaan secara efektif dan efisien.

Contoh pengaplikasian MailMerge adalah pada pembuatan surat undangan yang jumlahnya ratusan bahkan ribuan, atau surat pemberitahuan untuk berbagai unit atau instansi.

Berikut adalah tutorial mebuat MailMerge secara default :

1.       Bukalah jendala baru Microsoft Word

2.       Ketiklah surat yang anda butuhkan (sebagai contoh, dibawah ini adalah surat tugas yang saya buat)

3.       Kosongkan terlebih dahulu bagian penerima surat (lihatlah gmbar nomor 2, pada  Nama, Jabatan,dan Alamat dikosongkan terlebih dahulu)

4.       Klik “Mailings” yang terdapat pada Toolbars

5.       Klik “Select Recipients”

6.      Klik “Type New List”

7.       Pada New Address List, pilih “Customize Columns”

8.       Pada Customize Address List, terdapat “Field Names”, pada field names terdapat lima menu yaitu :

-          Add digunakan untuk menambah field names

-          Delete digunakan untuk menghapus field names

-          Rename digunakan untuk mengganti nama field names

-          Move Up digunakan untuk memindahkan field names ke atas

-          Move Down digunakan untuk memindahkan field names ke bawah

Sebagai contoh, saya menggunakan Delete untuk mengubah field names

Setelah memilih field names yang akan dihapus, klik “Yes”

9.       Apabila sudah menghapus field names, klik “Add” untuk menambah field names yang dibutuhkan

10.   Kemudian, ketikkan field names yang dibutuhkan (sebagai contoh, saya akan mengisi field da names dengan database Nama, Jabatan, dan Alamat)

Setelah mengetik semua database yang di butuhkan, klik “OK”

11.   Pada New Address List isilah tabel sesuai penerima surat yang dibutuhkan. Klik “New Entry” untuk menambah penerima dan Klik “Delete Entry” apabila ingin menghapus penerima surat, lalu klik “OK”

12.   Simpan database yang telah dibuat pada drive

13.   letakkan kursor pada bagian penerimaan surat yang tadi masih dikosongkan

14.   klik “Insert Merge Field” dan klik masing-masing data source yang dibutuhkan

Kemudian akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini

15.   klik “Preview Result” dan akan langsung tercantum penerima surat pertama sesuai database yang telah dibuat

16.  untuk melihat record pertama, klik “first record”

17.  untuk melihat record sebelumnya, klik “previous recor

18.  untuk melihat record berikutnya, klik “next record”

19.   untuk melihat record terakhir, klik “last record”