Notes: Tutorial Mailings secara default

TUTORIAL MEMBUAT “MAILMERGE” SECARA DEFAULT

Mailmerge adalah aplikasi surat-menyurat yang disediakan oleh Microsoft Word untuk memudahkan penggunanya dalam pembuatan surat dalam jumlah penerima surat yang banyak.

Apabila kita ingin membuat surat dalam jumlah yang banyak, akan sangat memakan waktu jika pengisian penerima surat di ketik secara manual atau satu per satu, maka fungsi dari MailMerge ini adalah untuk mengefektifkan pengisian penerimaan surat denga format dan isi yang sama secara cepat.

Dengan menggunakan MailMerge kita dapat melakukan pekerjaan secara efektif dan efisien.

Contoh pengaplikasian MailMerge adalah pada pembuatan surat undangan yang jumlahnya ratusan bahkan ribuan, atau surat pemberitahuan untuk berbagai unit atau instansi.

Berikut adalah tutorial mebuat MailMerge secara default :

1. Bukalah jendala baru Microsoft Word

2. Ketiklah surat yang anda butuhkan (sebagai contoh, dibawah ini adalah surat tugas yang saya buat)

3. Kosongkan terlebih dahulu bagian penerima surat (lihatlah gmbar nomor 2, pada Nama, Jabatan,dan Alamat dikosongkan terlebih dahulu)

4. Klik “Mailings” yang terdapat pada Toolbars

5. Klik “Select Recipients”

6. Klik “Type New List”

7. Pada New Address List, pilih “Customize Columns”

8. Pada Customize Address List, terdapat “Field Names”, pada field names terdapat lima menu yaitu :

- Add digunakan untuk menambah field names

- Delete digunakan untuk menghapus field names

- Rename digunakan untuk mengganti nama field names

- Move Up digunakan untuk memindahkan field names ke atas

- Move Down digunakan untuk memindahkan field names ke bawah

Sebagai contoh, saya menggunakan Delete untuk mengubah field names

Setelah memilih field names yang akan dihapus, klik “Yes”

9. Apabila sudah menghapus field names, klik “Add” untuk menambah field names yang dibutuhkan

10. Kemudian, ketikkan field names yang dibutuhkan (sebagai contoh, saya akan mengisi field da names dengan database Nama, Jabatan, dan Alamat)

Setelah mengetik semua database yang di butuhkan, klik “OK”

11. Pada New Address List isilah tabel sesuai penerima surat yang dibutuhkan. Klik “New Entry” untuk menambah penerima dan Klik “Delete Entry” apabila ingin menghapus penerima surat, lalu klik “OK”